Многие сотрудники компаний сталкиваются с ситуацией, когда из-за избытка созвонов, планерок время собственно на работу практически не остается. Современные исследования говорят о большом масштабе проблемы перегруза совещаниями. Она чревата для бизнеса немалыми убытками. Вот лишь несколько цифр (данные взяты из исследований Atlassian (Алтассиан), «Стахановец», Work Trend Index (Ворк Тренд Индеx) 2023, Skillfactory (Скиллфактори). Один созвон стоит примерно 28 000 рублей. Компании с штатом в 500 сотрудников тратят на совещания в пределах 27 млн. руб. в месяц. 4 созвона подряд без перерыва повышают риск выгорания сотрудников в 2,6 раза. Выгорание провоцирует увольнения. Замена одного специалиста равна 6-12 месячным зарплатам. Обычно бизнес не видит этих расходов, их не принято считать.
DION разработал методологию, которая позволяет за 4 недели сократить совещания на 30% и вернуть сотрудникам время для продуктивной работы.
Неделя 1. Аудит
Шаг 1. Посчитайте стоимость одной встречи в рублях
Формула простая: число участников × стоимость часа сотрудника × длительность.
Шаг 2. Разделите все встречи на 4 типа
- Незаменимые (10-15%). Стратегические сессии, конфликты, штурмы, первые встречи с клиентом. Их не трогаем.
- Оптимизируемые (20-25%). Демонстрации, обучение, стендапы. Смысл есть, но можно короче, реже, с меньшим числом людей.
- Заменяемые (30-40%). Статус по проекту, вопрос коллеге, уведомление команде, согласование «да/нет». Такие созвоны можно заменить перепиской.
- Паразитные (20-30%). «Что мы решили?» «Перескажите Иванову.» «Скиньте файлы из чата.» Симптомы того, что процессы и инструменты не закрывают базовые задачи.
Шаг 3. Проведите быстрый тест
Три вопроса к любой встрече:
- Можно решить вопрос сообщением?
- Решают двое, а приглашены десять?
- Встреча стоит, потому что «так всегда делали»?
Хотя бы один «да» – повод пересмотреть.
К концу недели по результатам аудита можно подготовить таблицу. В ней распределите все регулярные встречи по четырём типам, определите, сколько часов в неделю уходит на каждый тип встречи. Особое внимание обратите на время, которое тратится на созвоны 3 и 4 типа. Переведите стоимость этих часов в рубли. Обычно 50-70% встреч – это типы 3 и 4. Потенциал для сокращения огромный.
Но отменить встречу и оставить пустоту – плохая идея. Сначала нужны правила.
Неделя 2. Правила: дайте рамку, а не запрет
Правило 1. 20 минут – стандарт по умолчанию
Измените длительность созвонов в корпоративном календаре с 60 на 20 минут. Часовые встречи никто не запрещает – но теперь их нужно сознательно выбрать, а не получить автоматом. При десяти встречах в неделю это минимум 5 высвобожденных часов на одного руководителя.
Правило 2. Встреча заканчивается решением
Без фиксации итогов запускается цепная реакция: созвон → «а что мы решили?» → ещё созвон → «расскажите Иванову» → ещё созвон.
Последние три минуты каждой встречи – всегда фиксация. Ведущий проговаривает вслух: решение, ответственный, срок. Протокол участникам – в течение пяти минут.
Правило 3. На встрече – только те, у кого есть роль
Четыре обязательных роли: ведущий, ответственный за решение, эксперт, протоколист. Если человек не попадает ни в одну – он наблюдатель и получает запись.
При создании встречи добавьте обязательное поле «роль участника». Нет роли – получишь запись. Среднее число участников снижается с 8-10 до 3-5, минус 40-50% стоимости каждой встречи.
Правило 4. Прежде чем позвонить – проверь: можно написать?
Созвон проводится тогда, когда другие форматы не работают. Необходимость встречи нужно доказать.
Как донести до команды. Не приказом сверху, а позитивно: «мы возвращаем вам время для работы», а не «мы запрещаем совещания».
Неделя 3. Инструменты: чем заменить созвон
Что нужно команде вместо созвонов:
- Чаты с перепиской – для подготовки и согласований до встречи. Материалы и вопросы видны заранее.
- Автоматическая расшифровка и протокол.
- Видеохостинг с каналами – запись смотрит тот, кому это нужно, в удобное время.
- Общие файлы и доски – артефакты не теряются в почте.
- Каналы с уведомлениями.
К концу недели: для каждого типа «ненужных» встреч из аудита подобрана альтернатива. Первые встречи типа «заменяемые» переехали в текст.
Неделя 4. Замер: пусть скажут цифры
Четыре недели назад вы посчитали базовые показатели. Пора сравнить. Проверьте три метрики.
- Количество встреч в неделю на человека и на компанию. Выгрузка из календаря, сравнение с данными недели 1. Ожидаемое снижение за первый месяц – 30% .
- Среднее число участников. Ожидаемо: с 8-10 до 4-5.
- Средняя длительность. Ожидаемо: с 45-60 минут до 20-30.
Бонусная метрика – часы фокусной работы. Всё время, которое раньше уходило в созвоны, теперь доступно для глубокой работы.
DION-методология
План можно запустить завтра, но есть нюанс: правила и инструменты работают вместе. Ввели «фиксацию итогов», а автоматической расшифровки нет – кто-то садится и записывает руками. Заменили статус-созвоны на каналы, но видеохостинга нет – запись пересылается вручную, часть людей её не увидит.
Платформа DION дает инструментарий для реализации плана сокращения совещаний: чаты с переписками, видеохостинг с каналами, автоматическая расшифровка с протоколами, доски, диск и календарь – в одной среде.
Методология DION встроена в продукт:
- D - длительность 20 минут,
- I - итог кристально ясен,
- O - отсекай лишнее,
- N - не звони – напиши.
Те же четыре принципа, что выше , но с инструментами, которые их поддерживают.
На сатйе DION вы найдете удобный калькулятор, который позволит быстро посчитать расходы на совещания.
Роман Чередников, директор портфеля проектов платформы корпоративных коммуникаций DION
Посчитать стоимость совещаний